Normalmente son los grandes olvidados, los ficheros manuales o “no automatizados”, es decir, nuestros expedientes, facturas, albaranes, etc., por regla general en formato papel.

Hay que tener presente que el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, establece medidas de seguridad para este tipo de soportes, al igual que lo hace para los ficheros automatizados o informáticos.

No suele haber problema cuando dicha documentación se encuentra dentro de nuestras oficinas o despachos, ya que solemos tener un control absoluto y directo sobre la misma. Pero, en cambio, no ocurre lo mismo durante el muchas veces obligado desplazamiento o traslado de documentación.

Resulta habitual ver como asesores, gestores, abogados o procuradores portamos nuestros expedientes carpeta en mano, dejando a la vista datos personales y otros detalles (también muy personales) de nuestros clientes.

En ese sentido, hay que tener en cuenta que el artículo 114 del Reglamento de desarrollo de la LOPD establece, para los ficheros de nivel alto, lo siguiente:

Artículo 114. Traslado de documentación.

Siempre que se proceda al traslado físico de la documentación contenida en un fichero, deberán adoptarse medidas dirigidas a impedir el acceso o manipulación de la información objeto de traslado.

Lógicamente, esas medidas dirigidas a impedir el acceso, incluyen el acceso visual.

Para solventar la cuestión, la tecnología actual nos brinda diversas posibilidades entre las que destaco, por su facilidad de uso y versatilidad, la utilización de códigos QR.
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